1. Rekisterinpitäjä

Tietosuojaa koskevissa kysymyksissä ja rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevissa pyynnöissä voit ottaa yhteyttä sähköpostitse osoitteeseen info@workset.fi.

2. Mitä henkilötietoja käsittelemme?

Voimme käsitellä esimerkiksi seuraavia henkilötietoja:

• nimi
• yritys ja asema yrityksessä
• sähköpostiosoite
• puhelinnumero
• yrityksen yhteystiedot
• yhteydenottojen ja viestinnän sisältö
• demo- ja tarjouspyyntöihin liittyvät tiedot
• asiakkuuteen ja sopimussuhteeseen liittyvät tiedot
• tilattuja palveluita ja laskutusta koskevat tiedot
• myyntiin ja markkinointiin liittyvät tiedot
• verkkosivuston käyttöä koskevat tekniset tiedot, kuten IP-osoite, selain-, laite- ja lokitiedot
• evästeiden ja vastaavien teknologioiden avulla kerättävät tiedot silloin, kun niiden käyttö on sallittua

Emme lähtökohtaisesti pyydä verkkosivuston yhteydenottolomakkeilla erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia arkaluonteisia tietoja.

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

Käsittelemme henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:

• yhteydenottoihin ja tarjouspyyntöihin vastaaminen
• Workset-palvelun esittely ja demojen järjestäminen
• tarjousten laatiminen ja sopimusneuvottelut
• asiakassuhteiden perustaminen, ylläpito ja kehittäminen
• palveluiden toimittaminen ja asiakastuki
• laskutus ja taloushallinto
• asiakasviestintä
• B2B-myynti ja markkinointi
• potentiaalisten yritysasiakkaiden tunnistaminen ja kontaktointi
• verkkosivuston toiminnan, tietoturvan ja käyttökokemuksen ylläpitäminen ja kehittäminen
• väärinkäytösten ehkäiseminen ja selvittäminen
• lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen

4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet

Sopimus tai sopimusta edeltävät toimenpiteet. Käsittely voi olla tarpeen esimerkiksi tarjouksen laatimiseksi, sopimuksen tekemiseksi tai palvelun toimittamiseksi.

Workset Oy:n oikeutettu etu. Käsittely voi liittyä esimerkiksi asiakassuhteiden hoitamiseen, B2B-myyntiin, palveluiden kehittämiseen, tietoturvaan tai liiketoiminnan asianmukaiseen harjoittamiseen.

Lakisääteinen velvoite. Henkilötietojen käsittely voi olla tarpeen esimerkiksi kirjanpitoa tai muuta lakisääteistä velvollisuutta varten.

Suostumus. Kun käsittely edellyttää suostumusta, suostumuksen voi peruuttaa milloin tahansa.

5. B2B-myynti ja markkinointi

Workset Oy voi käsitellä yritysten päättäjien ja muiden yritysten yhteyshenkilöiden henkilötietoja Workset-palvelun markkinointia ja myyntiä varten.

Tietoja voidaan käyttää esimerkiksi potentiaalisten asiakkaiden tunnistamiseen, yhteydenottoihin, myyntipuheluihin, sähköpostiviestintään, demojen järjestämiseen ja asiakassuhteen kehittämiseen.

Käsittely perustuu soveltuvin osin Workset Oy:n oikeutettuun etuun harjoittaa ja kehittää liiketoimintaansa.

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointia varten.

6. Mistä henkilötietoja saadaan?

Henkilötietoja voidaan saada:

• suoraan rekisteröidyltä
• verkkosivuston yhteydenotto- ja demolomakkeilta
• sähköpostitse tai puhelimitse
• asiakkaan tai potentiaalisen asiakkaan edustajalta
• yritysten verkkosivuilta
• julkisista yritys- ja yhteystietolähteistä
• julkisista rekistereistä
• Workset Oy:n käyttämistä yritystietopalveluista
• tapahtumista ja muista liiketoimintaan liittyvistä yhteyksistä

Jos henkilötietoja ei ole saatu suoraan rekisteröidyltä, käsiteltävät tiedot ovat tyypillisesti henkilön nimi, työtehtävä, yritys ja yritystoimintaan liittyvät yhteystiedot.

7. Henkilötietojen vastaanottajat ja palveluntarjoajat

Workset Oy käyttää liiketoiminnassaan ulkopuolisia palveluntarjoajia, jotka voivat käsitellä henkilötietoja Workset Oy:n puolesta.

Tällaisia palveluita voivat olla esimerkiksi:

• verkkosivuston hosting- ja infrastruktuuripalvelut
• sähköposti- ja viestintäpalvelut
• CRM- ja asiakkuudenhallintapalvelut
• analytiikka- ja evästepalvelut
• taloushallinto- ja laskutuspalvelut
• pilvi- ja tiedostopalvelut
• asiakastuki- ja viestintäpalvelut
• tietoturvapalvelut

Henkilötietoja luovutetaan palveluntarjoajille vain siinä laajuudessa kuin se on palvelun tuottamisen tai muun tässä selosteessa kuvatun käsittelyn kannalta tarpeellista.

Tietoja voidaan lisäksi luovuttaa viranomaisille silloin, kun Workset Oy:llä on siihen lakisääteinen velvollisuus.

Workset Oy ei myy henkilötietoja kolmansille osapuolille.

8. Henkilötietojen siirtäminen EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Workset Oy pyrkii käyttämään henkilötietojen käsittelyssä palveluita, joissa tiedot käsitellään EU- tai ETA-alueella.

Osa Workset Oy:n käyttämistä palveluntarjoajista voi kuitenkin käsitellä henkilötietoja EU- tai ETA-alueen ulkopuolella.

Tällöin henkilötietojen siirrosta huolehditaan sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti käyttäen asianmukaista siirtoperustetta ja tarvittaessa suojatoimia, kuten Euroopan komission hyväksymiä vakiolausekkeita.

9. Henkilötietojen säilyttäminen

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeellista niiden käyttötarkoituksen tai lakisääteisten velvoitteiden kannalta.

Asiakas- ja sopimussuhteeseen liittyviä tietoja voidaan säilyttää asiakassuhteen ajan ja sen päättymisen jälkeen niin kauan kuin se on tarpeen esimerkiksi sopimusvastuiden, oikeudellisten vaatimusten tai lakisääteisten velvoitteiden vuoksi.

Kirjanpitoaineistoon kuuluvia tietoja säilytetään kirjanpitolainsäädännön edellyttämän ajan.

Potentiaalisiin asiakkaisiin ja B2B-myyntiin liittyviä tietoja säilytetään niin kauan kuin tietojen käsittelylle on perusteltu liiketoiminnallinen tarve.

Suostumukseen perustuvia tietoja käsitellään siihen saakka, kunnes suostumus peruutetaan tai tietoja ei enää tarvita siihen tarkoitukseen, jota varten suostumus annettiin.

10. Evästeet ja verkkosivuston analytiikka

Workset Oy:n verkkosivusto voi käyttää evästeitä ja vastaavia teknologioita verkkosivuston teknisen toiminnan varmistamiseen, käyttökokemuksen kehittämiseen, kävijämäärien ja sivuston käytön analysointiin sekä soveltuvin osin markkinointiin.

Välttämättömiä evästeitä voidaan käyttää verkkosivuston toiminnan mahdollistamiseksi. Muiden kuin välttämättömien evästeiden käyttö perustuu tarvittaessa käyttäjän antamaan suostumukseen.

Käyttäjä voi hallita suostumustaan verkkosivuston evästeasetusten kautta.

11. Tietojen suojaaminen

Workset Oy suojaa henkilötietoja asianmukaisilla teknisillä ja organisatorisilla toimenpiteillä.

Tietojen käyttö on rajattu henkilöihin ja palveluntarjoajiin, joilla on työtehtäviensä tai palvelun tuottamisen perusteella tarve käsitellä niitä.

Tietojen suojaamisessa voidaan käyttää muun muassa käyttöoikeuksien hallintaa, käyttäjien tunnistamista, salattuja tietoliikenneyhteyksiä, varmuuskopiointia, lokitusta, järjestelmien päivityksiä ja muita asianmukaisia tietoturvatoimenpiteitä.

12. Rekisteröidyn oikeudet

Sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti rekisteröidyllä voi olla oikeus:

• saada tietää, käsitteleekö Workset Oy hänen henkilötietojaan
• saada pääsy omiin henkilötietoihinsa
• pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen oikaisemista
• pyytää henkilötietojen poistamista
• pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista
• vastustaa henkilötietojen käsittelyä
• vastustaa henkilötietojen käyttöä suoramarkkinointiin
• saada tietyissä tilanteissa itse toimittamansa tiedot koneellisesti luettavassa muodossa
• peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa silloin, kun käsittely perustuu suostumukseen

Oikeuksien käyttämistä koskevan pyynnön voi lähettää osoitteeseen info@workset.fi.

Workset Oy voi tarvittaessa pyytää lisätietoja pyynnön esittäjän henkilöllisyyden varmistamiseksi.

13. Oikeus tehdä valitus

Jos rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty tietosuojalainsäädännön vastaisesti, hänellä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle tietosuojaviranomaiselle.

Suomessa valvontaviranomainen on Tietosuojavaltuutetun toimisto.

14. Workset-palvelussa asiakkaan puolesta käsiteltävät henkilötiedot

Kun Workset Oy käsittelee Workset-palvelussa henkilötietoja yritysasiakkaansa toimeksiannosta, kuten asiakkaan työntekijöiden, alihankkijoiden tai muiden käyttäjien tietoja, Workset Oy toimii lähtökohtaisesti henkilötietojen käsittelijänä ja kyseinen yritysasiakas rekisterinpitäjänä.

Tällaiseen henkilötietojen käsittelyyn sovelletaan Workset Oy:n ja asiakkaan välistä henkilötietojen käsittelysopimusta (DPA).

Rekisteröidyn tulee tällaisissa tilanteissa ensisijaisesti olla yhteydessä siihen organisaatioon, joka käyttää Workset-palvelua ja toimii kyseisten henkilötietojen rekisterinpitäjänä.

15. Tietosuojaselosteen muutokset

Workset Oy voi päivittää tätä tietosuojaselostetta esimerkiksi palveluiden, henkilötietojen käsittelytapojen tai lainsäädännön muuttuessa.

Ajantasainen tietosuojaseloste julkaistaan Workset Oy:n verkkosivustolla.