1. Rekisterinpitäjä

Tietosuojaa koskevissa kysymyksissä ja rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä
koskevissa pyynnöissä voit ottaa yhteyttä sähköpostitse osoitteeseen
info@workset.fi.

2. Mitä henkilötietoja käsittelemme?

Voimme käsitellä esimerkiksi seuraavia henkilötietoja:

• nimi
• yritys ja asema yrityksessä
• sähköpostiosoite
• puhelinnumero
• yrityksen yhteystiedot
• yhteydenottojen ja viestinnän sisältö
• demo- ja tarjouspyyntöihin liittyvät tiedot
• asiakkuuteen ja sopimussuhteeseen liittyvät tiedot
• tilattuja palveluita ja laskutusta koskevat tiedot
• myyntiin ja markkinointiin liittyvät tiedot
• verkkosivuston käyttöä koskevat tekniset tiedot, kuten IP-osoite, selain-, laite- ja lokitiedot
• evästeiden ja vastaavien teknologioiden avulla kerättävät tiedot silloin, kun niiden käyttö on sallittua

Emme lähtökohtaisesti pyydä verkkosivuston yhteydenottolomakkeilla erityisiin
henkilötietoryhmiin kuuluvia arkaluonteisia tietoja.

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

Käsittelemme henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:

• yhteydenottoihin ja tarjouspyyntöihin vastaaminen
• Workset-palvelun esittely ja demojen järjestäminen
• tarjousten laatiminen ja sopimusneuvottelut
• asiakassuhteiden perustaminen, ylläpito ja kehittäminen
• palveluiden toimittaminen ja asiakastuki
• laskutus ja taloushallinto
• asiakasviestintä
• B2B-myynti ja markkinointi
• potentiaalisten yritysasiakkaiden tunnistaminen ja kontaktointi
• verkkosivuston toiminnan, tietoturvan ja käyttökokemuksen ylläpitäminen ja kehittäminen
• väärinkäytösten ehkäiseminen ja selvittäminen
• lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen

4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet

Sopimus tai sopimusta edeltävät toimenpiteet.
Käsittely voi olla tarpeen esimerkiksi tarjouksen laatimiseksi, sopimuksen
tekemiseksi tai palvelun toimittamiseksi.

Workset Oy:n oikeutettu etu.
Käsittely voi liittyä esimerkiksi asiakassuhteiden hoitamiseen, B2B-myyntiin,
palveluiden kehittämiseen, tietoturvaan tai liiketoiminnan asianmukaiseen harjoittamiseen.

Lakisääteinen velvoite.
Henkilötietojen käsittely voi olla tarpeen esimerkiksi kirjanpitoa tai muuta
lakisääteistä velvollisuutta varten.

Suostumus.
Kun käsittely edellyttää suostumusta, suostumuksen voi peruuttaa milloin tahansa.

5. B2B-myynti ja markkinointi

Workset Oy voi käsitellä yritysten päättäjien ja muiden yritysten yhteyshenkilöiden
henkilötietoja Workset-palvelun markkinointia ja myyntiä varten.

Tietoja voidaan käyttää esimerkiksi potentiaalisten asiakkaiden tunnistamiseen,
yhteydenottoihin, myyntipuheluihin, sähköpostiviestintään, demojen järjestämiseen
ja asiakassuhteen kehittämiseen.

Käsittely perustuu soveltuvin osin Workset Oy:n oikeutettuun etuun harjoittaa
ja kehittää liiketoimintaansa.

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointia varten.

6. Mistä henkilötietoja saadaan?

Henkilötietoja voidaan saada:

• suoraan rekisteröidyltä
• verkkosivuston yhteydenotto- ja demolomakkeilta
• sähköpostitse tai puhelimitse
• asiakkaan tai potentiaalisen asiakkaan edustajalta
• yritysten verkkosivuilta
• julkisista yritys- ja yhteystietolähteistä
• julkisista rekistereistä
• Workset Oy:n käyttämistä yritystietopalveluista
• tapahtumista ja muista liiketoimintaan liittyvistä yhteyksistä

Jos henkilötietoja ei ole saatu suoraan rekisteröidyltä, käsiteltävät tiedot
ovat tyypillisesti henkilön nimi, työtehtävä, yritys ja yritystoimintaan liittyvät yhteystiedot.

7. Henkilötietojen vastaanottajat ja palveluntarjoajat

Workset Oy käyttää liiketoiminnassaan ulkopuolisia palveluntarjoajia, jotka voivat
käsitellä henkilötietoja Workset Oy:n puolesta.

Tällaisia palveluita voivat olla esimerkiksi:

• verkkosivuston hosting- ja infrastruktuuripalvelut
• sähköposti- ja viestintäpalvelut
• CRM- ja asiakkuudenhallintapalvelut
• analytiikka- ja evästepalvelut
• taloushallinto- ja laskutuspalvelut
• pilvi- ja tiedostopalvelut
• asiakastuki- ja viestintäpalvelut
• tietoturvapalvelut

Henkilötietoja luovutetaan palveluntarjoajille vain siinä laajuudessa kuin se
on palvelun tuottamisen tai muun tässä selosteessa kuvatun käsittelyn kannalta tarpeellista.

Tietoja voidaan lisäksi luovuttaa viranomaisille silloin, kun Workset Oy:llä on siihen
lakisääteinen velvollisuus.

Workset Oy ei myy henkilötietoja kolmansille osapuolille.

8. Henkilötietojen siirtäminen EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Workset Oy pyrkii käyttämään henkilötietojen käsittelyssä palveluita, joissa tiedot
käsitellään EU- tai ETA-alueella.

Osa Workset Oy:n käyttämistä palveluntarjoajista voi kuitenkin käsitellä henkilötietoja
EU- tai ETA-alueen ulkopuolella.

Tällöin henkilötietojen siirrosta huolehditaan sovellettavan tietosuojalainsäädännön
mukaisesti käyttäen asianmukaista siirtoperustetta ja tarvittaessa suojatoimia,
kuten Euroopan komission hyväksymiä vakiolausekkeita.

9. Henkilötietojen säilyttäminen

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeellista niiden käyttötarkoituksen
tai lakisääteisten velvoitteiden kannalta.

Asiakas- ja sopimussuhteeseen liittyviä tietoja voidaan säilyttää asiakassuhteen ajan ja
sen päättymisen jälkeen niin kauan kuin se on tarpeen esimerkiksi sopimusvastuiden,
oikeudellisten vaatimusten tai lakisääteisten velvoitteiden vuoksi.

Kirjanpitoaineistoon kuuluvia tietoja säilytetään kirjanpitolainsäädännön edellyttämän ajan.

Potentiaalisiin asiakkaisiin ja B2B-myyntiin liittyviä tietoja säilytetään niin kauan kuin
tietojen käsittelylle on perusteltu liiketoiminnallinen tarve.

Suostumukseen perustuvia tietoja käsitellään siihen saakka, kunnes suostumus peruutetaan
tai tietoja ei enää tarvita siihen tarkoitukseen, jota varten suostumus annettiin.

10. Evästeet ja verkkosivuston analytiikka

Workset Oy:n verkkosivusto voi käyttää evästeitä ja vastaavia teknologioita verkkosivuston
teknisen toiminnan varmistamiseen, käyttökokemuksen kehittämiseen, kävijämäärien ja sivuston
käytön analysointiin sekä soveltuvin osin markkinointiin.

Välttämättömiä evästeitä voidaan käyttää verkkosivuston toiminnan mahdollistamiseksi.
Muiden kuin välttämättömien evästeiden käyttö perustuu tarvittaessa käyttäjän antamaan suostumukseen.

Käyttäjä voi hallita suostumustaan verkkosivuston evästeasetusten kautta.

11. Tietojen suojaaminen

Workset Oy suojaa henkilötietoja asianmukaisilla teknisillä ja organisatorisilla toimenpiteillä.

Tietojen käyttö on rajattu henkilöihin ja palveluntarjoajiin, joilla on työtehtäviensä tai
palvelun tuottamisen perusteella tarve käsitellä niitä.

Tietojen suojaamisessa voidaan käyttää muun muassa käyttöoikeuksien hallintaa, käyttäjien
tunnistamista, salattuja tietoliikenneyhteyksiä, varmuuskopiointia, lokitusta,
järjestelmien päivityksiä ja muita asianmukaisia tietoturvatoimenpiteitä.

12. Rekisteröidyn oikeudet

Sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti rekisteröidyllä voi olla oikeus:

• saada tietää, käsitteleekö Workset Oy hänen henkilötietojaan
• saada pääsy omiin henkilötietoihinsa
• pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen oikaisemista
• pyytää henkilötietojen poistamista
• pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista
• vastustaa henkilötietojen käsittelyä
• vastustaa henkilötietojen käyttöä suoramarkkinointiin
• saada tietyissä tilanteissa itse toimittamansa tiedot koneellisesti luettavassa muodossa
• peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa silloin, kun käsittely perustuu suostumukseen

Oikeuksien käyttämistä koskevan pyynnön voi lähettää osoitteeseen
info@workset.fi.

Workset Oy voi tarvittaessa pyytää lisätietoja pyynnön esittäjän henkilöllisyyden varmistamiseksi.

13. Oikeus tehdä valitus

Jos rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty tietosuojalainsäädännön
vastaisesti, hänellä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle tietosuojaviranomaiselle.

Suomessa valvontaviranomainen on Tietosuojavaltuutetun toimisto.

14. Workset-palvelussa asiakkaan puolesta käsiteltävät henkilötiedot

Kun Workset Oy käsittelee Workset-palvelussa henkilötietoja yritysasiakkaansa
toimeksiannosta, kuten asiakkaan työntekijöiden, alihankkijoiden tai muiden käyttäjien
tietoja, Workset Oy toimii lähtökohtaisesti henkilötietojen käsittelijänä ja kyseinen
yritysasiakas rekisterinpitäjänä.

Tällaiseen henkilötietojen käsittelyyn sovelletaan Workset Oy:n ja asiakkaan välistä
henkilötietojen käsittelysopimusta (DPA).

Rekisteröidyn tulee tällaisissa tilanteissa ensisijaisesti olla yhteydessä siihen
organisaatioon, joka käyttää Workset-palvelua ja toimii kyseisten henkilötietojen rekisterinpitäjänä.

15. Google Calendar -integraatio

Workset-palvelu voi käyttäjän pyynnöstä muodostaa yhteyden käyttäjän Google Calendar -tiliin Google OAuth 2.0 -valtuutuksen avulla.

Käyttäjän antamien käyttöoikeuksien mukaisesti Workset voi käsitellä Google Calendarista saatavia tietoja, kuten kalenteritapahtumien nimiä, ajankohtia, osallistujia ja muita tapahtumiin liittyviä tietoja.

Näitä tietoja käytetään ainoastaan Worksetin kalenteritoimintojen tarjoamiseen, kuten kalenteritapahtumien näyttämiseen ja synkronointiin Worksetin ja Google Calendarin välillä.

Workset voi säilyttää integraation toiminnan kannalta tarpeellisia OAuth-valtuutustietoja, kuten access- ja refresh tokeneita, turvallisesti niin kauan kuin Google Calendar -integraatio on käytössä.

Workset ei myy Google API -palveluista saatuja käyttäjätietoja eikä käytä niitä mainontaan.

Google API -palveluista saatujen tietojen käyttö ja siirtäminen noudattaa Google API Services User Data Policya, mukaan lukien Limited Use -vaatimuksia.

Käyttäjä voi poistaa Google Calendar -yhteyden Worksetista tai peruuttaa Worksetille annetut käyttöoikeudet Google-tilinsä asetuksista.

16. Tietosuojaselosteen muutokset

Workset Oy voi päivittää tätä tietosuojaselostetta esimerkiksi palveluiden,
henkilötietojen käsittelytapojen tai lainsäädännön muuttuessa.

Ajantasainen tietosuojaseloste julkaistaan Workset Oy:n verkkosivustolla.

Workset Oy
Y-tunnus: 3644051-8
Honkalankatu 3
21280 Raisio
Suomi

info@workset.fi
+358 44 322 2793